企业发展面临两大风险，一个是外部风险，受到外部侵害，被他人合同诈骗、被侵犯商业秘密、被侵犯知识产权、被窃取数据、被黑客攻击、被违约毁约、被拖欠货款，等等；另一个是内部风险，被企业内部的员工或高管职务侵占、挪用资金或非国家工作人员受贿等等。相比外部风险，内部风险往往更隐蔽、破坏性更强。
企业一旦发现员工或高管“手脚不干净”，最怕的不是损失一笔钱，而是证据来不及固定、刑事报案立不上、民事官司也打不赢——最后只能“吃哑巴亏”。
那么，在遇到员工或高管职务侵占企业财产，企业到底该怎么做，才能最大限度止损呢？
一、需要识别什么行为是职务侵占
（一）职务侵占是指企业、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有的行为。简而言之，就是监守自盗。如果达到了刑法数额较大的标准，那么构成职务侵占罪。
职务侵占有两个核心要件：第一是利用职务便利，第二是将本单位财物非法占有。而且前者是因，后者是果。
（二）司法实践中，职务侵占比较常见的类型有以下几种：
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直接侵占型：员工利用职务便利，将公司的财产或物品直接拿回家或者倒卖给他人。
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关联交易型：员工利用职务便利，在外偷偷设立企业，并利用职务便利，与用人单位进行交易，谋取利益。
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虚假报销型：员工开具假发票，用假发票去向用人单位报销，从而占有公司财物。
二、需要收集、固定证据
一旦怀疑员工或高管职务侵占，企业最忌讳的行为是：立即批评、开会批评、内部通报，这些行为，只会打草惊蛇、毁灭证据。企业首先要做的是悄悄把证据先锁死。
1、将涉事员工的工作电脑予以扣押、保管并取证
互联网时代，电脑是基本的工作配件，所以员工或高管的工作电脑中往往保存有其职务侵占的痕迹或线索。所以，发现员工或高管有职务侵占损害公司利益的嫌疑后，需要第一时间收回员工电脑，避免证据丢失。
如果该员工愿意配合，那么签好电脑交接单，明确电脑的具体型号、颜色、硬盘序列号、交接时间等因素。
如果员工不愿意配合，那么由两人以上进行扣押封存，同时全程进行录音录像。
扣押了电脑之后，需要进行妥善保管，避免里面的证据丢失或被破坏损坏。
对涉案电脑进行取证时，可以通过专业设备对硬盘数据作无损镜像，并校验HASH值，接着在获取的镜像数据上进行取证，防止破坏原始数据，该过程全程录音录像。
如果重点是想把电脑中的文字、图片等完全可视的对象作为证据，那么可以通过公证的方式进行取证；如果是对电脑中的日志信息、程序信息或代码信息进行取证，那么可以找有电子数据司法鉴定资质的第三方机构进行，对电子证据进行全面的提取和固定。
2、固定和保存纸质书面证据
公司在对内运营和对外经营过程中，不可避免会产生很多纸质书面原件材料，如劳动合同、购销合同、业务材料、审批材料等等。这些原始材料原件的保存非常重要，如果只有复印件或扫描件，在法律上真实性存疑，难以作为证据使用。所以为什么很多企业建立规范的文档资料管理制度的原因，规范重要文档资料原件的收集、签收、交接、保管、留档制度，以便需要时随时可查可用。否则一旦出事，很可能“有事实、没证据”。
3、对涉事员工或高管进行外围关系调查。
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对涉案人员或其家属等关联人员经营公司或实际控制公司的信息进行调查；
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对涉案人员的客户的具体情况、人员情况、经济状况、财务情况等情况进行调查。
通过对外围关系进行调查，分析研究这些人员之间的关系、业务状况、案发时间段的轨迹，通过时间轴与关系网的交叉判断，从而分析是否构成职务侵占犯罪，为刑事控告打下基础。
4、对涉事员工及相关人员进行内部谈话
，该事项必须放在最后一步去做，因为进行内部谈话，就意味着调查事项被公开，被调查人员有可能铤而走险，为了自保，毁灭证据。
对于谈话的顺序，可以先找跟涉事员工或高管有工作接触的员工、供应商或采购商的接洽人员进行谈话，再找涉事员工或高管谈话。
谈话前需要已经收集到相应的证据材料，同时结合职务侵占罪的法律规定以及司法解释，制作谈话提纲，同时谈话的发问内容和方式需要符合刑事诉讼法、民事诉讼法的规定，避免不当发问，导致影响谈话内容的证据效力；此外，可以尽可能地使谈话内容跟其他人地证言、书证以及电子证据相互印证，提供谈话内容地证明力；还可以通过谈话取得更多线索，再根据线索去收集其他相关地证据。。
调查取证的整个过程比较繁琐，而且对专业的要求比较高，而且常常涉及到民刑交叉问题。所以，如果企业相关经验不足，可以委托律师协助收集固定证据材料、准备行动方案和步骤、起草谈话提纲、刑事控告书等法律文件，进行内部调查，增加成功控告、挽回损失的几率。同时律师是独立于企业的第三方，跟企业的内部事项没有利害关系，可以避免企业内部调查时因人情关系而调查受阻或调查不彻底。
三、进行精准的刑事控告，争取公安机关刑事立案。
（一）确定最有利的管辖地
《公安机关办理刑事案件程序规定》（公安部令 第127号）第十五条规定：“刑事案件由犯罪地的公安机关管辖。如果由犯罪嫌疑人居住地的公安机关管辖更为适宜的，可以由犯罪嫌疑人居住地的公安机关管辖。
犯罪地包括犯罪行为发生地和犯罪结果发生地。犯罪行为发生地，包括犯罪行为的实施地以及预备地、开始地、途经地、结束地等与犯罪行为有关的地点；犯罪行为有连续、持续或者继续状态的，犯罪行为连续、持续或者继续实施的地方都属于犯罪行为发生地。犯罪结果发生地，包括犯罪对象被侵害地、犯罪所得的实际取得地、藏匿地、转移地、使用地、销售地。”
一个刑事案件通常都有好几个管辖地。在做一些背景调查的基础上，结合现有证据情况、利害关系等因素，确定一个最有利的管辖地，这有利于提高报案的成功率。
（二）撰写专业精准的刑事控告书
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事实清晰：需要从事实上陈述涉事员工或高管的行为属于职务侵占行为；
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法律精准：需要从法律上进行专业论证，论证其行为构成了职务侵占犯罪，满足了职务侵占罪的以下四个核心要件：
（3）涉案人员通过利用其职务便利，侵占了企业的财物；
3. 证据对应：每一个事实都要有证据支持，特别是关键事实。
(三）制作刑事控告案件的证据目录
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证明报案人和控告人主体身份的证据，如身份证、工作证复印件、授权委托书等。
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证明被控告人的主体身份的证据，如：劳动合同、职务任免书、工资发放明细表、单位缴纳社保凭证等。
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证明涉案公司、企业或其他单位的主体材料的证据，如：工商注册资料（包括公司章程、股东构成及变更、经营范围及变更等）、经营许可证等。
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证明被控告人具有管理、保管或经手“职务便利”的证据，如：任职通知、授权文书、相关知情人提供的证言、单位内部人事审批文件、相关电子数据等。
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证明被控告人、被举报人实施侵占行为的证据，如：本单位财务制度、相关资金流水、相关财物去向、相关会计资料、相关销售单据、发货单据、运输单据、签收单据等。
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证明被控告人、被举报人侵占的财物归属于本单位的证据，如：购销合同、董事会、股东会决议、资金支付结算证明等。
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证明其他员工跟被控告人构成共同犯罪的证据：如财务资料、审批报表、电子证据等。
（四）前往公安机关报案，并跟民警保持密切配合，了解情况并根据情况提供帮助，争取公安机关刑事立案。
需要跟民警保持沟通，了解侦查大概情况、民警查证的大概事实以及被控告人的态度、退赔意愿。
如果公安侦查后出现不利证据，那么需要积极有效地应对，协助公安机关办理好该案。
四、刑事立案后持续跟进
刑事立案只是起步，维护企业利益才是目的。
1、审查起诉阶段
在审查起诉阶段，受害企业需要第一时间委托律师作为诉讼代理人，前往检察院阅卷，根据全案证据，提出法律意见，提交证据，了解对方退赔的意愿并进行谈判，争取最大程度退赃，进而决定是否谅解。
2、审判阶段
在审判阶段，公司作为刑事案件的被害人，可以委托律师作为诉讼代理人，申请参与庭审，和法官、公诉人沟通，提交证据，准备并参与庭审，举证质证、发表代理人意见，获得退赔退赃。
如果对一审判决结果不服，可以在5日内申请检察院抗诉并参与二审的相关诉讼活动。
3、执行阶段
在执行阶段，可以重点关注退赔判决是否已经转至执行局，同时要跟进执行局的执行情况，提供财产线索（刑事赔偿优先权），获得退赔退赃，关注服刑期间的减刑假释情况。
不过，再好的刑事控告也只是暂时止损。企业还需要亡羊补牢。因为，一旦企业发生员工或高管职务侵占事件，那么说明该企业的管理或运营存在漏洞，权责不清，监督失位，企业内部合规不到位。所以，事后追责永远不如事前预防。通过建立完善的企业合规制度，堵住制度漏洞，才能取得事半功倍的效果，才能真正实现企业的稳健发展。
作者：周湘茂（又名：周翊棋）北京炜衡（广州）律师事务所高级合伙人，经济犯罪辩护法律业务部主任；曾在“全国十佳检察院”、“全国模范检察院”从事公诉工作。研习法律二十几年，办案数量近千件；联系方式：13697438642。
主要业务领域：经济犯罪、数据相关犯罪及涉外数据合规、民刑交叉案件
社会职务及业绩：
湘潭大学诉讼法学硕士、法治湖南建设与区域社会治理协同创新中心研究员、北大法宝的签约作者、无讼专栏作者；广州市从化区人民检察院涉案企业合规试点改革第三方组织专业人员；广东省律协协会合规与风控委员会委员；广东省律师协会涉外律师新锐人才。
办案期间，撰写了多篇理论和实务文章，其中有多篇文章发表在《中国律师》《广东律师》《苏州检察》《广州律师》等权威刊物。
其中，《不以市场交易而以其他犯罪为目的的行贿，是否属对非国家工作人员行贿罪》于2018年被广东省律师协会评为三等奖；
《从“冬虫夏草”案看食品和药品的区分》于2018年被广州市律师协会评为“理论成果奖三等奖”；
《通过江歌刘鑫案看刑法先行行为引起的救助义务对犯罪的影响》被北大法律信息网评为2017年度最受关注“文章；
《八种影响正当防卫认定的问题》于2019年被广东省律师协会评为三等奖；
多个案件成功实现无罪辩护或罪轻、轻罪、减少罪名等有效辩护，其中李某某被控套路贷诈骗案件成功实现无罪辩护，广州市律师协会将该案评为2021年度业务成果奖， 之后该案例已收入《广州律师业务成果奖优秀案例汇编》（中国法制出版社）；
李某被控妨害信用卡管理罪案件成功实现无罪辩护，广州市律师协会将该案评为2022年度业务成果奖；
刘某某被控合同诈骗成功实现无罪辩护，广州市律师协会将该案评为2023年度业务成果奖。
